Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Hifloo (“Hifloo”, “kami”) mengumpulkan, menggunakan, membagikan, menyimpan, dan melindungi informasi Anda saat Anda menggunakan aplikasi Android Hifloo, dashboard web di app.hifloo.com, dan layanan terkait lainnya (secara bersama-sama disebut “Layanan”).

Hifloo adalah sistem POS (kasir), manajemen stok, dan HRIS untuk pelaku usaha. Layanan ini ditujukan untuk penggunaan bisnis oleh pemilik usaha, pengelola, dan karyawan yang diberi akses oleh pemilik usaha.

Dengan membuat akun atau menggunakan Layanan, Anda menyetujui praktik yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini. Jika Anda tidak setuju, mohon berhenti menggunakan Layanan.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan jenis data berikut:

a. Data akun dan identitas

• Nama lengkap, alamat email, dan nomor telepon.
• Nama usaha, alamat outlet, jenis usaha, dan peran Anda (pemilik, admin, kasir, atau karyawan).
• Kata sandi, yang selalu kami simpan dalam bentuk ter-hash.
• Foto profil, apabila Anda mengunggahnya.

b. Data bisnis yang Anda masukkan

• Data produk, kategori, harga, stok, supplier, dan pembelian barang.
• Data transaksi penjualan: item, jumlah, diskon, metode pembayaran, waktu transaksi, dan struk.
• Data pelanggan yang Anda simpan sendiri (nama, nomor telepon, email, riwayat belanja, poin loyalitas).
• Data karyawan: identitas dasar, jadwal kerja, catatan absensi, lembur, keterlambatan, dan data terkait payroll.

c. Data lokasi

• Aplikasi mengambil lokasi perangkat (GPS) hanya pada saat karyawan melakukan clock-in atau clock-out absensi, untuk memverifikasi kehadiran di lokasi outlet.
• Kami tidak melacak lokasi Anda di latar belakang dan tidak merekam pergerakan Anda di luar aksi absensi tersebut.

d. Data kamera dan file

• Akses kamera digunakan untuk memindai barcode produk dan, jika fitur tersebut diaktifkan, mengambil foto selfie saat absensi serta foto produk.
• Akses penyimpanan/galeri digunakan untuk mengunggah gambar produk, logo usaha, serta menyimpan laporan yang Anda ekspor (PDF/Excel).
• Gambar hanya diambil saat Anda menekan tombol terkait. Kami tidak memindai isi galeri Anda.

e. Data perangkat dan penggunaan

• Model perangkat, versi sistem operasi, versi aplikasi, pengenal perangkat, dan bahasa perangkat.
• Log teknis: alamat IP, waktu akses, halaman/fitur yang dibuka, dan laporan kerusakan (crash) untuk perbaikan bug dan keamanan.

f. Data pembayaran langganan

• Riwayat paket berlangganan, status pembayaran, nominal, dan tanggal transaksi.
• Kami tidak menyimpan nomor kartu kredit/debit Anda. Pembayaran diproses oleh penyedia pembayaran pihak ketiga yang memiliki kebijakan privasi sendiri.

3. Bagaimana Kami Menggunakan Data

Kami menggunakan data yang dikumpulkan untuk:

• Menyediakan fungsi inti Layanan: memproses transaksi kasir, memperbarui stok, mencatat absensi, dan menghasilkan laporan.
• Membuat dan mengelola akun Anda, termasuk autentikasi dan pengaturan hak akses per pengguna.
• Menyinkronkan data antar perangkat dan antar cabang milik usaha Anda.
• Mengirim notifikasi operasional, misalnya peringatan stok menipis, ringkasan penjualan, dan pengingat langganan.
• Memberikan dukungan pelanggan dan menanggapi pertanyaan atau keluhan Anda.
• Meningkatkan kualitas produk melalui analisis penggunaan secara agregat, serta mendeteksi dan memperbaiki kerusakan.
• Menjaga keamanan Layanan, mencegah penyalahgunaan, penipuan, dan akses tidak sah.
• Memenuhi kewajiban hukum, perpajakan, dan akuntansi yang berlaku.

Kami tidak menjual data pribadi Anda, dan kami tidak menggunakan data bisnis atau data pelanggan Anda untuk iklan pihak ketiga.

4. Dasar Pemrosesan Data

Kami memproses data Anda berdasarkan:

• Pelaksanaan kontrak — untuk menyediakan Layanan yang Anda daftarkan.
• Persetujuan — untuk akses lokasi, kamera, notifikasi, dan komunikasi pemasaran. Anda dapat menarik persetujuan kapan saja melalui pengaturan perangkat atau aplikasi.
• Kepentingan sah — untuk keamanan, pencegahan penipuan, dan peningkatan produk.
• Kewajiban hukum — bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Kami hanya membagikan data seperlunya, kepada kategori penerima berikut:

• Penyedia infrastruktur — layanan hosting, basis data, dan penyimpanan cloud tempat data Layanan disimpan.
• Penyedia pembayaran — untuk memproses pembayaran langganan Anda.
• Layanan analitik & laporan kerusakan — untuk memahami penggunaan fitur secara agregat dan memperbaiki bug.
• Layanan pengiriman pesan — email dan WhatsApp/SMS untuk notifikasi transaksional dan dukungan.
• Aparat berwenang — apabila diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau untuk melindungi hak dan keselamatan pengguna.
• Pengalihan usaha — jika terjadi merger, akuisisi, atau penjualan aset, data dapat dialihkan dengan pemberitahuan kepada Anda sebelumnya.

Seluruh pihak ketiga terikat kewajiban kerahasiaan dan hanya boleh memproses data sesuai instruksi kami.

6. Penyimpanan dan Keamanan Data

• Data dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS/TLS) dan disimpan pada server dengan kontrol akses ketat.
• Kata sandi disimpan dalam bentuk hash, bukan teks biasa.
• Akses internal ke data produksi dibatasi hanya pada personel yang membutuhkannya untuk operasional dan dukungan.
• Aplikasi mendukung mode offline: sebagian data transaksi disimpan sementara di perangkat Anda dan disinkronkan ke server saat koneksi tersedia. Menghapus aplikasi akan menghapus data lokal yang belum tersinkron.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika terjadi insiden keamanan yang berdampak pada data pribadi Anda, kami akan memberitahukan Anda dan otoritas terkait sesuai ketentuan yang berlaku.

7. Jangka Waktu Penyimpanan

• Data akun dan data bisnis disimpan selama akun Anda aktif dan selama dibutuhkan untuk menyediakan Layanan.
• Setelah akun dihapus, data akan dihapus atau dianonimkan dalam waktu paling lama 30 hari, kecuali data yang wajib kami simpan untuk keperluan hukum, perpajakan, atau penyelesaian sengketa.
• Salinan cadangan (backup) dapat bertahan hingga 90 hari sebelum terhapus secara otomatis dari sistem cadangan kami.

8. Hak Anda atas Data

Anda berhak untuk:

• Mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda.
• Memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Meminta penghapusan akun dan data pribadi Anda.
• Membatasi atau menolak pemrosesan tertentu, termasuk menarik persetujuan akses lokasi, kamera, atau notifikasi.
• Mengekspor data bisnis Anda dalam format yang lazim (Excel/PDF) melalui fitur laporan di aplikasi.
• Menyampaikan keluhan kepada otoritas perlindungan data.

Untuk menggunakan hak-hak ini, hubungi kami di zull@floonic.com. Kami akan menanggapi paling lambat 30 hari kerja setelah permintaan terverifikasi.

9. Penghapusan Akun dan Data

Anda dapat meminta penghapusan akun beserta data Anda dengan cara:

• Melalui aplikasi: menu Pengaturan → Akun → Hapus Akun; atau
• Mengirim email ke zull@floonic.com dengan subjek “Permintaan Hapus Akun” dari alamat email yang terdaftar.

Setelah permintaan diverifikasi, kami menghapus data akun, data bisnis, data pelanggan, dan data karyawan yang terkait dengan akun tersebut dalam waktu paling lama 30 hari, serta dari cadangan dalam waktu paling lama 90 hari. Catatan transaksi pembayaran langganan dapat kami simpan lebih lama jika diwajibkan oleh peraturan perpajakan.

10. Data Karyawan dan Pelanggan Anda

Jika Anda adalah pemilik usaha yang memasukkan data karyawan atau pelanggan ke dalam Hifloo, Anda bertindak sebagai pengendali data atas informasi tersebut dan Hifloo bertindak sebagai pemroses data atas nama Anda.

Anda bertanggung jawab untuk:

• Memperoleh persetujuan yang sah dari karyawan dan pelanggan sebelum memasukkan data mereka.
• Memberi tahu mereka bahwa data diproses melalui Hifloo, termasuk penggunaan lokasi GPS untuk absensi.
• Memastikan penggunaan data tersebut mematuhi peraturan perlindungan data yang berlaku.

11. Privasi Anak

Layanan ini ditujukan untuk penggunaan bisnis dan tidak diperuntukkan bagi anak di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Jika kami mengetahui adanya data anak yang terkumpul tanpa persetujuan wali yang sah, data tersebut akan kami hapus.

12. Transfer Data Lintas Negara

Server dan penyedia infrastruktur kami dapat berlokasi di luar Indonesia. Apabila data Anda ditransfer ke luar negeri, kami memastikan penerapan perlindungan yang setara melalui perjanjian kontraktual dengan penyedia layanan terkait.

13. Perubahan Kebijakan

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini dengan tanggal pembaruan yang diperbarui. Untuk perubahan yang bersifat material, kami akan memberi tahu Anda melalui email atau notifikasi di dalam aplikasi sebelum perubahan berlaku.

14. Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait data pribadi dan Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami:

• Email: zull@floonic.com
• WhatsApp: +62 857 0547 7252
• Alamat: Kubu Raya, Kalimantan Barat, Indonesia

Permintaan terkait data pribadi kami tanggapi paling lambat 14 hari kerja.